Externe Berater: Wann sich die Hilfe von außen lohnt

Manche Fragen kommen in Ihrem Betrieb nicht voran, obwohl alle daran arbeiten. Dann liegt der Gedanke an Hilfe von außen nahe. Ob sie sich lohnt, hängt vor allem an einer Frage: Wissen Sie vorher genau, wofür Sie einen Berater brauchen?

Drei gute Anlässe

In drei Lagen spricht viel für Hilfe von außen:

• Sie brauchen Wissen nur einmal. Ein neues Warenwirtschaftssystem, eine neue Preisstruktur oder ein geplanter Firmenverkauf kommen selten vor. Eigene Fachleute dafür einzustellen, rechnet sich kaum.
• Sie brauchen einen unabhängigen Blick. Nach Jahren im eigenen Betrieb sehen Sie manches nicht mehr, was einem Fremden sofort auffällt. Ein Außenstehender kann Probleme benennen, ohne auf alte Rollen Rücksicht zu nehmen.
• Ihnen fehlt Zeit, nicht Wissen. Ein Berater kann ein klar umrissenes Vorhaben vorantreiben, während Ihre Leute das Tagesgeschäft tragen.

Allen drei Anlässen ist eines gemeinsam: Die Aufgabe hat einen Anfang und ein Ende. Brauchen Sie dieselbe Hilfe auf Dauer, rechnen Sie nach, ob eine eigene Stelle günstiger ist.

Wann Sie das Geld besser sparen

Ein Berater hilft wenig, wenn Sie nur Bestätigung suchen. Steht Ihre Entscheidung längst fest, kaufen Sie mit einem Gutachten nur ein teures Feigenblatt.

Auch das beste Konzept verpufft, wenn im Haus niemand Zeit für die Umsetzung hat. Planen Sie diese Zeit deshalb vor dem Auftrag ein, nicht danach.

Und wenn Sie das Problem selbst nicht beschreiben können, wird es ein Fremder kaum lösen. Schreiben Sie vorher auf, was genau schiefläuft, seit wann und woran Sie es merken. Schon diese Übung kann zeigen, welche Hilfe Sie brauchen. Manchmal zeigt sie auch, dass Sie keine brauchen.

Schicken Sie auch keinen Berater vor, um unangenehme Botschaften zu überbringen. Ihre Leute merken, wer hinter der Botschaft steht.

Eines kann Ihnen kein Berater abnehmen: die Entscheidung selbst. Er kann sie vorbereiten, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Rechnet sich der Auftrag?

Stellen Sie die Kosten des Auftrags den Kosten des Problems gegenüber. Angenommen, ein Beratungsprojekt kostet 15.000 Euro. Es soll Engpässe in der Auftragsabwicklung beheben, die Sie nach eigener Schätzung 3.000 Euro im Monat kosten. Diese Kosten entstehen etwa durch Überstunden, Fehler und verlorene Aufträge. Wirkt die Lösung vollständig, hat sich der Einsatz nach fünf Monaten bezahlt gemacht.

Rechnen Sie ehrlich. Zu den Kosten gehört auch die Zeit Ihrer Leute für Gespräche, Daten und Umsetzung. Fragen Sie sich außerdem, wie sicher die Wirkung ist. Rechnen Sie im Beispiel nur mit der halben Wirkung, dauert es zehn Monate. Lohnt sich der Auftrag auch dann, fällt die Entscheidung leicht.

Nicht jedes Problem lässt sich in Euro fassen. Ein Streit unter Gesellschaftern oder eine ungeklärte Nachfolge hat keinen Monatspreis. Fragen Sie dann: Was passiert in einem Jahr, wenn sich nichts ändert?

So schneiden Sie den Auftrag zu

Je klarer der Auftrag, desto besser das Ergebnis. Halten Sie schriftlich fest, welche Frage beantwortet werden soll, was am Ende vorliegen muss und bis wann. Bestimmen Sie im Betrieb eine Person, die das Projekt begleitet und später die Umsetzung verantwortet.

Teilen Sie größere Vorhaben in Etappen. Nach der ersten Etappe entscheiden Sie, ob Sie weitermachen. Für klar umrissene Aufgaben passt ein Festpreis. Bei offenen Fragen ist ein Tagessatz mit vereinbarter Obergrenze ehrlicher.

Regeln Sie im Vertrag, wie mit vertraulichen Daten umgegangen wird und wem Unterlagen und Ergebnisse gehören. Im Zweifel sieht sich ein Anwalt den Vertrag vorher an.

Bitten Sie um Referenzen und sprechen Sie mit früheren Auftraggebern. Fragen Sie auch, wer die Arbeit tatsächlich macht. Wer Ihnen das Angebot vorstellt, sitzt nicht unbedingt später in Ihrem Betrieb. Der Titel Unternehmensberater ist in Deutschland nicht geschützt, jeder darf ihn führen. Umso wichtiger ist Ihre eigene Prüfung.

Woran Sie gute Beratung erkennen

Gute Berater stellen im ersten Gespräch mehr Fragen, als sie Antworten geben. Sie sagen auch, was sie nicht können. Vorsicht ist angebracht, wenn jemand die Lösung kennt, bevor er Ihren Betrieb gesehen hat.

Entscheidend ist, was nach dem Projekt bleibt. Ein gutes Ergebnis ist nicht nur ein Bericht, sondern ein Betrieb, der die Aufgabe danach selbst beherrscht. Fragen Sie deshalb schon im ersten Gespräch: Wie geben Sie Ihr Wissen an meine Leute weiter? Wer darauf keine klare Antwort hat, verkauft Ihnen Abhängigkeit statt Hilfe.